On-line editace a verzování dokumentů v Hypos CRM
Vývojáři Orange house s.r.o. v červenci posunuli dokument management v Hypos CRM na novou úroveň. Kromě hierarchického ukládání souborů, řízení přístupu k jednotlivým složkám a pohodlnému drag-and-drop uploadu nyní mohou uživatelé editovat dokumenty MS Office on-line, přímo ve firemním úložišti dat. Firemní agenda již nadále nebude roztříštěná mezi dokumenty Google, Dropbox či firemní OneDrive.
Hypos CRM se zařadilo po bok těchto známých služeb a se stalo skutečným cloudem pro správu dokumentů. Přesvědčte se sami:
Příklad, jak se to dělat nemá …
Znáte to, spolu se čtyřmi kolegy pracujete na dokumentu, manuálu či komplexní nabídce pro zákazníka. Jeden vytvoří první verzi dokumentu a pošle e-mailem všem. Druhý kolega upraví a pošle všem. Mezi tím třetí kolega upraví jinde a pošle všem, atd. Několik e-mailových vláčků a zcela se ztratíte v tom, kdo má aktuální verzi. Následně vznikne „Konečný dokument – final, verze 3, b – upraveno finálně od kolegy 5.docx“.
A dost! Rozhodnete se s tím něco udělat a tak osvícený pracovník založí úložiště Google, Dropbox či OneDrive. A zde dokument nasdílí. A za rok máte pět různých on-line úložišť s dokumenty a seznam, kde je který dokument ke stažení. Tento tajný seznam pak putuje podpultově mezi pracovníky, kteří si chtějí pro příště ušetřit práci a pracuje se copy-paste metodou… Za pár let pak už nikdo neví, kde je který dokument a kdo ho zakládal.
A jak správně verzovat dokumenty v Hypos CRM
Pojďme tomu učinit přítrž a vnést do firemních dokumentů skutečně pořádek. Všechny dokumenty ukládejme do Dokument manageru ve firemním systému - Hypos CRM. Pomocí složek lze udržovat pořádek v hierarchii, pomocí oprávnění lze složky zobrazovat jen určitému okruhu uživatelů (například skupině Management).
Obrázek 2 - Dokument manažer v Hypos CRM. Právě otevřený dokument je uzamčený pro ostatní pro zápis.
Revoluce, to je vývojový skok vpřed
A od července 2015 se již nemusíte starat o verzování dokumentů, stahovat je, editovat, přejmenovávat a nahrávat zpět. Každý dokument MS Word, Excel, PowerPoint, atd. otevřete přímo z cloudového úložiště Hypos CRM, upravíte a uložíte rovnou zpět do Hypos CRM. Předchozí verze dokumentu je zachována a je možné se k ní kdykoliv vrátit. V přehledném dialogu uvidíte, kdo editoval dokument poslední a kdy.
Obrázek 3 - U každé verze dokumentu je vidět, kdo ji vytvořil, kdy a je možné si stáhnout předchozí verze či je obnovit.
Skutečný smysl nyní získávají Komentáře v MS Office dokumentech. Pokud dokument otevřete, přidáte komentář a uložíte, ostatní uvidí, kdo jej psal a mohou přidávat své poznámky. Hypos CRM sleduje, jestli dokument právě někdo neupravuje a pokud ano, otevřete jej jen ke čtení. Nemůže tak dojít ke ztrátě obsahu.
Integrace s MS Office
Po prvním otevření dokumentu z cloudového úložiště Hypos CRM přidá MS Office toto úložiště do svého dialogu pro ukládání souborů. Nový soubor tak do CRM můžete uložit i přímo z MS Wordu či Excelu. Stačí při prvním uložení vybrat On-line úložiště Hypos CRM a dokument je hned přístupný kolegům.
Obrázek 4 - Přes upload centrum v MS Office se řeší odesílání do CRM a případná synchronizace.
Pár příkladů, které hovoří za vše
- Seznam reklamací - potřebujete na jednom místě uchovávat soupis reklamací, kdo a jak je řešil, podrobnosti o reklamovaných chybách. Až dosud byl excel uložen na PC u pokladny, kde se do něj zapisovalo. Kdo chtěl vyřizovat reklamaci, musel si sednout právě k tomuto PC. Nyní lze uložit seznam do CRM a nahlížet a zapisovat do něj mohou všichni pracovníci. Přitom mají jistotu, že seznam je aktuální.
- Telefonní seznam kanceláří - ve firmě je 50 kanceláří a v každé je interní pevná linka. Občas se čísla přesouvají s pracovníkem, jindy zůstávají. Správce sítě je u sebe vždy zaktualizoval a jednou za měsíc obeslal všechny pracovníky e-mailem s aktuálním senamem. Nyní uloží seznam do CRM a při změně jej prostě zedituje a uloží. Zaměstnanci zde vždy naleznou aktuální čísla.
- Vnitrofiremní wiki - Existuje spousta doporučených postupů výroby, přednastavné hodnoty procesů, konstanty, tabulky. Prostě údaje, které se nedají zapamatovat, ale sem-tam je někdo z pracovníků potřebuje. Již žádné posílání e-mailem. Prostě se vytvoří v MS Word vnitrofiremní knowledge base či wiki a udržuje se v CRM. Když přibude něco nového, prostě někdo rozšíří soubor o další kapitolu a uloží. Všichni vědí, kam se podívat a mohou budovat kolektivní know-how firmy.
- Rozpočet projektu - vedete dlouhodobější projekt a potřebujete archivovat jeho náklady a přínosy. Založíte prostě v Hypos CRM v dokumentech sešit v Excelu a udržujete aktuální. Můžete jej otevřít odkudkoliv a zeditovat i v mobilním telefonu.
Možností, které se Vám otevírají je nespočet. Již není zapotřebí pro každý specifický úkon programovat vlastní formulář či tabulku. Využijete jednoduše možností, které poskytuje MS Office a data ukládáte centrálně v cloudovém úložišti Hypos CRM!
A to není vše!
Brzy se můžete těšit na další vylepšení práce s dokumenty. Automatické verzování a on-line ukládání dokumentů brzy najdete i u příloh k Úkolům, Partnerům, Projektům, Záznamům o komunikaci, a tak dále. Prostě všude v Hypos CRM, kde jsou přiloženy soubory. V kombinaci s komunikační zdí a notifikacemi na změny / odpovědi tak bude týmová spolupráce mezi pracovníky skutečně efektivní!
Dokumenty jako webový disk
Úložiště Hypos CRM se připojí jako webový disk., čímž získáme u všech typů dokumentů možnost verzování a on-line editace přímo v úložišti. Od verze 2007 má Microsoft Office tuto funkcionalitu přímo integrovanou v dialogu na ukládání dokumentu. Od verze 2013 pak je on-line ukládání primární cíl pro uložení souboru.
A nemějte obavy – Hypos CRM je zálohováno každých 24 hodin. Data jsou tak v mnohem větším bezpečí než u vás na notebooku či v PC. Díky cloudu už nezáleží na tom, odkud k dokumentům přistupujete – máte je vždy a všude po ruce!
Vyzkoušejte hned teď
Prohlédněte si demo verzi Hypos CRM na http://demo.hypos-crm.cz (josef / heslo1) a v Dokumentech otevřete libovolný dokument Microsoft Office. Přidejte komentář a uložte. Svou verzi uvidíte po kliknutí na tlačítko Správa – Verze.
Rádi Vám povíme více – kontaktujte nás na jsme@orangehouse.cz nebo zde na blogu.