Vyšší level řízení projektů v Hypos CRM
Snad každý, kdo má ve firmě na starosti realizaci nějakého projektu se již ve své praxi dostal do situace, kdy je třeba v agendě udělat pořádek. Projekt byl odstartován dohodnutím zakázky, běží přípravná fáze, zahajuje se výroba a v dáli je termín, který se s každým dnem přibližuje. Jak zjistit, zda již nyní nenabírá projekt zpoždění či přesahuje práce nebo materiál dohodnutý rozpočet? Právě k tomu slouží v Hypos CRM Projekty.
Představme si modelový případ – realizaci rozsáhlé zakázky, na jejímž plnění se ve firmě podílí 10 zaměstnanců. Account manažer domluví zakázku s klientem a komunikuje s ním, projektový manažer, který řídí celý projekt, šéf výroby, projektant, lidé v produkci, účetní, kontrolor kvality a případně další.
Než dojde k výrobě, je třeba domluvit detaily se zákazníkem, uzavřít smlouvu, vyprojektovat výrobek, vyrobit, otestovat, odeslat klientovi, vyúčtovat, postarat se o následný servis.
Tyto procesy udržíte pod kontrolou založením projektu v Hypos CRM.
Jak na to?
1) Založí se projekt – vyplní se základní informace, pro kterého partnera patří, případně pod který obchodní případ.
2) Pod projektem rozdělí projekt manažer úkoly, kterým může specifikovat i hodinový rozpočet
3) Jakmile je nějaký úkol přiřazen pracovníkovi, okamžitě se o tom dozví notifikací
4) V seznamu úkolů pod projektem je vidět aktuální stav jejich plnění. Které úkoly jsou hotové, které rozpracované či teprve čekají k převzetí. V detailu projektu je navíc graficky znázorněno, kolik je na projektu celkem odpracovaných hodin.
5) V časové ose, která byla nově do projektů přidána v červenci 2014 lze velmi přehledně zjistit posloupnost úkolů a jejich délku. V odborné terminologii se používá termín Ganttův diagram. Časová osa je interaktivní, to znamená, že je možné zde jednotlivé úkoly „přesunovat“ v čase, případně měnit jejich délku. Zároveň je vidět aktuální datum a máme tak okamžitý přehled kdy se právě nacházíme a zda náhodou projekt není ve skluzu. To lze poznat velmi snadno – úkoly v minulosti nejsou dokončeny.
6) Account manažer či projekt manažer komunikuje s klientem a zaznamenává domluvené body do komunikace. Přímo z detailu projektu je okamžitě dohledatelné, co bylo se zákazníkem domluveno či je-li naplánovaná schůzka.
7) Velice šikovným nástrojem pro vnitrofiremní komunikaci mezi pracovníky je zeď u projektu. Pokud někdo napíše na zeď projektu, všem pracovníkům, kteří pod projektem plní nějaký úkol o tom přijde notifikace. Snadno tak všem lze například oznámit, že projekt je v další fázi či byl dokončen a podobně.
8) Velmi rozsáhlé projekty se mohou skládat z podprojektů. V Hypos CRM byly podprojekty nově přidány v červenci 2014. Každý podprojekt může mít jiného projekt manažera, přičemž manažer nadřazeného projektu je informován o změně stavu podprojektu notifikací.
PŘÍKLAD: Podprojekty lze s výhodou použít pro vrcholný management. Generální ředitel firmy má vizi, kam firmu směrovat. Vytvoří základní projekt – Expanze Evropa 2014. Pod tímto projektem zadá svým manažerům podprojekty (Expanze Německo 2014, Expanze Polsko 2014, …). A následně již může pohodlně sledovat, jak se na podprojektech pracuje.
9) Každý projekt, stejně jako úkol v Hypos CRM má svůj stav. Stavy je možné libovolně nadefinovat. Například:
- Plánovaný
- Běžící
- 30% splněno
- 70% splněno
- Dokončený
- Uzavřený
Nyní již stačí jen sledovat, jak se mění jednotliví pracovníci plní úkoly na projektu. Manažerovi projektu nic neunikne, neboť na dokončené úkoly je upozorněn notifikací. Stav projektu je v Hypos CRM možné sledovat ze tří různých pohledů:
- Podle odpracovaných hodin z celkového rozpočtu (jak ukazuje úvodní obrázek)
- Podle stavu projektu, který mění projekt manažer podle individuální znalosti stavu věci
- Podle časové osy, kde je vidět souslednost úkolů, jejich stav a aktuální datum
Tyto informace poskytují dokonalý přehled pro top management, projekt manažera i pracovníky plnící úkol na projektu…
Tak a nyní se vžijte do role projekt manažera, který samozřejmě nemá na starosti jen jeden projekt, ale až několik desítek souběžně běžících projektů a jeho povinností je včas a v požadované kvalitě každý z nich dotáhnout do konce a dokončit zakázku.
I v této vypjaté situaci mohou projekt manažeři klidně spát. Pouhým pohledem do seznamu projektů v Hypos CRM má každý okamžitě přehled o stavu všech svých projektů. Stačí jen ráno projít běžící projekty a pokud někde něco pokulhává, ihned zasáhnout.
Dokážete si představit jeho práci bez podobného systému? Brr…
Tyto řádky píši na základě vlastní zkušenosti. Naše firma se již bez Hypos CRM neobejde. A jak řídíte projekty Vy?
Luboš Brát, projekt manažer a analytik Orange house s.r.o.
